Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por ello es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada compañía y que permita mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente.
Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por Ricoh, compañía tecnológica global especializada en equipamiento digital para la oficina, los directivos europeos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales.
Pese a ello, el estudio pone de relieve que los líderes empresariales europeos no están, en la actualidad, plenamente preparados para la era digital. De hecho, el 63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo. Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30.
Años de información en papel
Por esta razón, resulta de vital importancia, en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, disponer de la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que actualmente existe un valor importante latente en activos de información física.
El estudio revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. De hecho, el 78% de los directivos europeos afirma que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos.
Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisiones, sino también a la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos, el 67%, reconocen que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. Además, el 84% de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5% y el 20%.
Las pymes son más rápidas en transformación digital
Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que antes se han dado cuenta de ello y las que se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital.
Casi dos tercios de las pymes esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo el 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.
Para ello, es clave contar con una gestión de los procesos documentales que sea efectiva y que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa, ya sea grande o pequeña. La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte posición competitiva.
